Groei dwong FIT Vastgoedbeheer naar een nieuw softwarepakket
“Groei is natuurlijk positief, maar het zorgde er wel voor dat er keuzes moesten worden gemaakt. Destijds werkten we met Excel en softwaresystemen die ook door de KlokGroep voor projectontwikkeling gebruikt werden. Dit bleek al snel niet meer geschikt voor grote aantallen klanten in het vastgoedbeheer. We wilden met een gespecialiseerd systeem voor property management aan de gang. Dat werd Bloxs in 2016. Destijds kozen we voor de eenvoudigheid van het programma, de transparante manier van zakendoen, het feit dat er in de cloud werd gewerkt en omdat er een financieel pakket was geïntegreerd. Uiteindelijk zijn we samen meegegroeid en veel processen gaan automatiseren”, aldus Bas Roelofs.
Meer tijd voor de menselijke maat dankzij automatisering
“Voorheen waren we met een paar indexatieberichten een halve dag bezig, nu stellen we het vooraf in en gaat het voor de volledige portefeuille volledig automatisch. Zonder de controle te verliezen, wat met de huidige indexatiecijfers wel prettig is. Dit ene voorbeeld levert al enorme tijdswinst op, maar ik denk dat onze manier van automatiseren gemiddeld iedere medewerker wel 8 uur per week scheelt. Daarom kunnen we nu meer vastgoed beheren en onze groei aan. In de loop der jaren zijn we qua aantal medewerkers wel wat gegroeid, maar bij lange na niet met dezelfde factor als waarmee de portefeuille gegroeid is.
Niet alleen wijzelf, maar ook onze klanten plukken daar de vruchten van. Zij vinden het fijn dat alles transparant is en dat ze 24/7 inzicht hebben in Bloxs. Ze kunnen bijvoorbeeld altijd precies zien wat het banksaldo is, welke huurachterstanden er zijn en hoe de stand van zaken van hun portefeuille gedurende het jaar is. Ook kunnen we onze huurders voorzien van hoge kwaliteit service. Het goed behandelen van huurders is bij ons prioriteit. Zij zorgen immers voor de inkomsten. Dat betekent dat je beiden verplichtingen hebt en we willen daarom ook dat onze vastgoedportefeuille er netjes bij staat.
Alles klopt en aantoonbaar meerwaarde voor klanten
Bas Janssen van Bloxs heeft ook lovende woorden voor hen: “FIT Vastgoedbeheer is een hele trouwe partner voor ons als Bloxs zijnde. Samen zijn we gegroeid tot twee sterke bedrijven in deze markt. FIT is wellicht altijd bescheiden in wat ze doen, maar ze hebben het gewoon hartstikke goed voor elkaar. Ze blazen niet hoog van de toren, maar zorgen ervoor dat alles altijd klopt en leveren aantoonbaar meerwaarde voor hun klanten. Ze omarmen de beschikbare technieken en nutten die goed uit bij hun manier van ondernemen. Ondanks dat ze vergaand automatiseren vergeten ze nooit de menselijke maat.”
Ambitie voor de toekomst is er zeker. Roelofs besluit: “Het liefst zou ik voor alle processen helemaal naar No Hands Real Estate Management gaan. Er zijn altijd een aantal uitzonderingen, waardoor 100% bij ons helaas nog niet mogelijk is, maar we zijn al erg ver.” Of de nominatie van FIT Vastgoedbeheer na deze automatiseringsslagen wordt bekroond met de winst van de Gamechanger award in de categorie Hyperautomation zal blijken tijdens de PROVADA.”
