Bloxs introduceert: No Hands Real Estate Management

Met ‘No Hands Real Estate Management’ worden de processen van factureren, bankverwerking, aanmanen, indexeren en huurafrekeningen volledig geautomatiseerd en dus zonder tussenkomst van een mens uitgevoerd.

Vanzelfsprekend kunnen alle tussenliggende processtappen wel of niet geautomatiseerd worden. U kiest dus zelf de mate van automatisering waar u zich comfortabel bij voelt. Bovendien vinden er veel controles plaats, is er te allen tijde de mogelijkheid om in te grijpen in het proces en kunnen onverhoopte correcties gemaakt worden. In de basis is het echter zo dat als de medewerker de gegevens van een huurcontract éénmaal correct heeft ingevoerd, het proces volledig geautomatiseerd en non stop kan plaatsvinden. Continu en ongeacht de omvang van de vastgoedportefeuille.

In het filmpje hieronder wordt kort uitgelegd wat het concept inhoudt. Onder de film vindt u nog meer informatie over welke functionaliteiten vallen onder ‘No Hands Real Estate Management’.

Uit de contractgegevens blijkt wat er periodiek (maandelijks, per kwartaal, half jaar of jaar) aan huur, maar bijvoorbeeld ook aan voorschotten voor servicekosten, (tijdelijke) huurkortingen en eventuele btw bij de huurder in rekening moeten worden gebracht. Bloxs zet, ongeacht het aantal huurcontracten dat binnen een organisatie beheerd wordt, periodiek een concept factuur klaar per contract. Als deze factuur hetzelfde is als in de voorgaande periode kan Bloxs de factuur ook automatisch goedkeuren en alle bijbehorende financiële boekingen maken. Afhankelijk van de instellingen bij het individuele huurcontract wordt er, eveneens volledig automatisch, een factuur klaargezet ter verzending voor de huurders die een factuur willen of moeten ontvangen. De laatste stap, het daadwerkelijk verzenden van die facturen naar de betreffende huurders, kan eveneens plaatsvinden zonder dat er een mensenhand aan te pas komt.

Binnen Bloxs is het al jaren mogelijk om bankrekening(en) te koppelen met de bank. Het downloaden van bestanden bij de bank en het uploaden ervan in de software, was al overbodig. Alle bankmutaties kunnen geautomatiseerd en dagelijks ingelezen worden binnen uw Bloxs-omgeving. Bloxs controleert vervolgens welke bij- en afschrijvingen herkend worden, bij welke factuur ze horen, koppelt ze aan de betreffende facturen en zorgt ervoor dat de betalingen verwerkt en alle noodzakelijke boekingen gemaakt worden.

Nu de bankmutaties verwerkt zijn, weet Bloxs welke huurders te laat zijn met betalen. Op basis van door uzelf ingegeven criteria, kunnen de eerste, de tweede en de laatste herinnering geautomatiseerd in concept klaargezet worden. Het goedkeuren van deze herinneringen, wat eveneens plaats kan vinden zonder mensenhanden, leidt vervolgens tot een herinneringsdocument (de aanmaning), wat ter verzending aan de betreffende huurder(s) klaargezet wordt. De laatste stap is het daadwerkelijk en geautomatiseerd verzenden van de herinneringen. Pas na het onbetaald blijven van (een deel van) het te betalen bedrag, wordt een medewerker op de hoogte gebracht dat er handmatig actie ondernomen moet worden, zoals het nabellen van de huurder of het inschakelen van een incassobureau.

Binnen Bloxs kan een onbeperkt aantal indexeringsmethoden ingesteld en gebruikt worden. Bij een huurcontract kan één van deze methoden worden geselecteerd en wordt het jaarlijkse indexeringsmoment (de maand waarin en de dag waarop geïndexeerd moet worden) vastgelegd. Afhankelijk van criteria die u in uw Bloxs-omgeving heeft ingesteld, worden indexeringen een aantal maanden vóór de daadwerkelijke indexdatum automatisch in concept klaargezet. Als het indexeringspercentage, wat bij de gekozen indexeringsmethode hoort, bekend is (voor een aantal indexcijfers is Bloxs gekoppeld met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)), kunnen conceptindexeringen geautomatiseerd goedgekeurd worden. De brieven voor de huurders worden ter verzending klaargezet en de te indexeren huurovereenkomsten worden automatisch aangepast, zodat ook in de toekomst de juiste facturen en boekingen gemaakt worden. Tot slot kan het verzenden van de klaarstaande indexeringsbrieven automatisch plaatsvinden.

Tot nu toe zette Bloxs alle huurafrekeningen al geautomatiseerd in concept klaar. Maar ook het verwerken, goedkeuren en verzenden van de huurafrekeningen, inclusief de verrekening van de beheervergoeding, is vanaf nu volledig te automatiseren. Dat werkt als volgt: als de opbrengsten en de kosten van de nieuwe huurafrekening binnen een door u ingestelde marge vallen ten opzichte van de vorige huurafrekening, zet Bloxs de huurafrekening niet meer klaar ter controle, maar keurt Bloxs de concept huurafrekening direct goed. De huurafrekening zelf, inclusief alle bijbehorende documenten zoals de onderliggende facturen, alsmede de factuur voor de beheervergoeding, worden daarmee dus automatisch klaargezet ter verzending. Omdat ook het daadwerkelijk verzenden van deze documenten geautomatiseerd kan worden, hoeft ook daar geen mensenhand meer aan te pas te komen. Voor de daadwerkelijke betaling van het saldo van de huurafrekening en de beheervergoeding, wordt aangesloten op het proces dat we al kenden. Afhankelijk van uw instellingen worden deze in de betaallijst, of direct in een betaalbatch klaargezet.

Over Bloxs

Bloxs ontwikkelt innovatieve software voor professionele Vastgoedbeleggingsorganisaties en Property Management Organisaties. Bloxs omvat vele functionaliteiten op het gebied van CRM, alle soorten gebouwen en contracten en beschikt als enige (Nederlandse) ERP softwareleverancier voor de vastgoedsector over een volledig geïntegreerde, op vastgoed afgestemde financiële basis. Een afzonderlijk boekhoudpakket is daarom niet nodig. Onze producten automatiseren vastgoedprocessen, genereren inzicht en zijn eenvoudig in gebruik.

Probeer het zelf

Benieuwd hoe Bloxs Software werkt?
Maak een demo-account aan en u kunt zelf het testen.

Bloxs Software

Scroll naar top
Managed by Kjenmarks - Wordpress & SEO specialisten