“Een jaar of 8 geleden, toen wij als organisatie nog een stuk kleiner waren dan nu, regelden we het beheer op een manier waarvan wij vonden dat die op dat moment het meest bij ons paste. Ik was in die tijd zelf verantwoordelijk voor de controle en was zo’n beetje in mijn eentje de front- en backoffice van Veldboom. Wanneer je alles zelf doet en alle papieren door je handen ziet gaan, kun je de controle makkelijk zelf doen. Je weet immers wat je zelf hebt gedaan. Omdat wij op een gegeven moment toch rond gingen kijken naar een betere manier van werken kwamen we met Bloxs in contact. We kozen ervoor omdat we dan niet meer met een standaard boekhoudprogramma en Excel hoefden te werken. Na een aantal jaren weten we inmiddels dat het veel meer voordelen dan alleen dat heeft gebracht. Ik kan met zekerheid zeggen dat we de juiste keuze hebben gemaakt.”
Van papieren uitprinten naar automatiseren
“Het vastgoedbeheer heeft een flinke professionaliseringsslag ondergaan. Alles is digitaal en door de automatisering is ook de kwaliteit verbeterd. Handmatig taken uitvoeren is natuurlijk mega foutgevoelig. Waar je eerder allerlei dingen moest uitprinten en controleren, is het nu hoogstens nog een kwestie van kijken en op “yes” klikken.
We ervaren niet alleen veel voordelen van de geïntegreerde boekhouding, maar ook op bijvoorbeeld het gebied van huurverhogingen hebben we een grote stap vooruitgezet. Vroeger was dit veel te veel werk en deden we het in de praktijk eigenlijk niet. Bloxs is op dat vlak zelfs een eye-opener geweest, want het werk stelt nu niets meer voor. Er komt feitelijk geen mensenhand meer aan te pas bij dat proces. Zelfs de servicekosten hebben we nu continu inzichtelijk en het afreken-proces is onder controle. Al met al leidt dit tot een veel beter financieel resultaat.
Nu veel processen vergaand geautomatiseerd zijn, is de foutmarge stukken lager. En als er al eens een fout gemaakt wordt, kunnen we die snel herstellen. Naast het feit dat onze eigen medewerkers van deze nieuwe werkwijze profiteren, ervaren onze klanten ook een goede service. Waar je vroeger een monteur op goed geluk naar een locatie stuurde om iets te fixen, gaat dit nu gestructureerd met meldingen en werkbonnen. Huurders hebben zelf meer inzicht in hun stand van zaken en de communicatie verloopt efficiënter”, aldus Tom Vos.
Met een goed gevoel de toekomst tegemoet
Bas Janssen van Bloxs herinnert zich de kennismaking met Tom nog goed: “Veldboom was behoorlijk sceptisch over de kracht en de mogelijkheden van échte automatisering. Met een deel van hun portefeuille gingen ze toch aan de slag. Al heel snel ervaarden ze de voordelen en binnen no-time zijn ze uitgegroeid tot een voorloper op het gebied van automatisering. Heel indrukwekkend.”
Tom Vos: “Het hele beheer is nu zo simpel voor ons om uit te voeren en bovendien hebben we alle KPI’s van de portefeuilles 24/7 inzichtelijk. Maar ook zaken die te maken hebben met wetgeving, zoals energie-labels en puntentellingen zijn erg belangrijk voor ons. En inmiddels kunnen we die ook in Bloxs registreren en daarmee zijn we helemaal compleet en zien we de toekomst rooskleurig in!”
