Servicekostenafrekening: veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

De servicekostenafrekening is bepaald geen favoriet bij veel vastgoedbedrijven. Een grote klus, die goed moet gebeuren om fouten, discussies met huurders of zelfs juridische stappen te vermijden. Waar gaat het vaak mis? En hoe kan dat beter? Bij Bloxs zien we het gebeuren.

In Nederland moeten alle verhuurders jaarlijks voor 1 juli de jaarafrekening servicekosten verstrekken over het voorgaande kalenderjaar. Is de afrekening niet beschikbaar? Of is die onduidelijk? Dan kunnen huurders bezwaar maken. Tot aan de Huurcommissie.

De wet- en regelgeving rond servicekosten is helder. Er moet worden aangetoond wat er is betaald en hoe de kosten worden verdeeld. Daarnaast is het belangrijk om binnen de wettelijke termijn een afrekening te sturen.

In de praktijk werkt dat vaak anders, dus ontstaat er stress:

• Over deadlines Er moet vóór 1 juli een complete afrekening liggen, inclusief toelichtingen en onderbouwingen. Gebeurt dat niet? Dan ontstaan er juridische en administratieve gevolgen voor de verhuurder.

• Bij onduidelijkheid Wat mag er als servicekosten worden doorberekend? En wat niet? Het Juridisch Loket beschrijft richtlijnen, maar die vragen om een zorgvuldige interpretatie naar situaties in de praktijk.

• Als de wetgeving verandert De regels wijzigen regelmatig, waardoor het belangrijk is om steeds op de hoogte te blijven van de actuele wet- en regelgeving en richtlijnen voor de afrekening van servicekosten.

Daarnaast zijn huurders steeds vaker scherp. Zij willen weten waarvoor zij precies betalen en waarom. Dus is de toelichting op de afrekening van servicekosten te vaag? Dan stellen zij vragen of ontstaan er bezwaren.

Vaak is dat een direct gevolg van hoe de gegevens zijn verzameld en gepresenteerd. Onduidelijke invoer leidt bijna altijd tot onduidelijke uitvoer. Vooral bij een gebrek aan transparantie neemt het vertrouwen tussen verhuurders en huurders af. Daardoor neemt de hoeveelheid vragen toe, met eventuele bezwaarprocedures als gevolg.

Tip: benieuwd hoe je de servicekostenafrekening goed opstelt? Bloxs maakt het je makkelijk.

Bij enkele verhuurde objecten blijft het vaak overzichtelijk. In tegenstelling tot bij vastgoedorganisaties die tientallen tot honderden objecten verhuren. Aan uiteenlopende verhuurders en met verschillende contractvormen. Denk bijvoorbeeld aan:

•   Verschillende onderhoudscontracten per locatie

•   Diverse verdeelsleutels (op m², per eenheid of op gebruik)

•   Meerdere servicekostensoorten (schoonmaak, beveiliging, nutsvoorzieningen en meer)

Als de complexiteit groeit neemt ook het risico op fouten toe. Onderzoek wijst uit dat de servicekostenafrekening vaak fout gaat als de grip en controle over data en processen afnemen. Bloxs zorgt voor een handig commercieel overzicht, met zowel de servicekosten als alle andere belangrijke informatie op een rij.

Toenemende complexiteit vertaalt zich in een aantal herkenbare situaties. Bloxs kent de uitdagingen, dus ontwikkelt daar passende oplossingen voor.

•   Regelgeving en deadlines stellen hoge eisen

•   Kritische huurders verwachten transparante en controleerbare afrekeningen.

•   Complexe portefeuilles maken standaardisatie lastig

•   Versnipperde data en handmatig werk leiden tot fouten en onnodige discussie

Veel organisaties halen data uit meerdere bronnen. Ze gebruiken boekhoudsoftware, onderhoudscontracten in Word, facturen in e-mailbijlagen en correcties in spreadsheets.

Die versnippering leidt eenvoudig tot:

•   Tijdverlies bij verzamelen en controleren

•   Kopieerfouten of verkeerde versies van spreadsheetformules

•   Miscommunicatie tussen teams

Vooral spreadsheets lijken op het eerste gezicht handig, maar vormen een groot risico. Ze leiden tot handmatige fouten en maken een goede audit trail lastig. Als de complexiteit van een portefeuille toeneemt zijn spreadsheets snel ongeschikt.

Welke posten mogen juridisch doorbelast worden? Wat mag er als servicekosten worden opgenomen en wat valt erbuiten? De wet geeft de kaders, maar er hangt veel af van afspraken in het contract en interpretatie.

Onzekerheid over welke kosten mogen worden doorbelast leidt tot:

•   Lange discussies met huurders

•   Foutieve posten in de afrekening

•   Nalatigheid bij het verzamelen van bewijsstukken

Verdeelsleutels kunnen heel ingewikkeld zijn. Bijvoorbeeld als het gaat om de nutsvoorzieningen. De Huurcommissie hanteert vaste regels voor de verdeling van gas, elektriciteit en water, als woningen geen individuele meter hebben. Maar, bij andere objecten die wel een individuele meter hebben kan er dus een andere verdeelsleutel gelden.

Die variatie maakt het lastig om handmatige berekeningen te maken. In veel gevallen krijgen vastgoedorganisaties daardoor te maken met:

•   Onvoorziene correcties

•   Inconsistenties tussen jaren

•   Extra werk rond toelichting en controle

Ten slotte zijn sommige medewerkers gespecialiseerd in de servicekostenafrekening. Dat is handig als ze beschikbaar zijn, maar maakt organisaties ook kwetsbaar. Wat gebeurt er als de expert afscheid neemt? Of tijdelijk niet beschikbaar is? Als de persoon vertrekt valt ook de kennis weg.

De servicekostenafrekening vormt dan ineens een nog grotere uitdaging. Waardoor de discussies met huurders toenemen of er zelfs juridische procedures kunnen volgen.

Als de servicekostenafrekening lastig blijkt komt dat zelden door onwil of door onkunde. De meeste organisaties werken hard, zorgvuldig en met de beste intenties. Dat het dan toch stroef loopt heeft met iets anders te maken. De afrekening van de servicekosten is een jaarlijkse administratieve verplichting. Het is geen doorlopend proces, gedurende het jaar.

Dat is jammer, omdat de keuzes over kostencategorieën, verdeelsleutels en uitzonderingen dan in aanloop naar de deadline van 1 juli gemaakt moeten worden. De afrekening is een reconstructie van wat er eerder allemaal is gebeurd. Door het proces gedurende het jaar logischer in te richten en te vereenvoudigen neemt de druk richting de deadline enorm af.

In plaats daarvan is het veel verstandiger om al tijdens het jaar aan te sturen op de uiteindelijke afrekening. Dat kan met een eenvoudiger proces, dat gedurende het jaar regelmatig aandacht krijgt. Zonder de druk van 1 juli en zonder heel veel extra uren als het achteraf alsnog uitgezocht of zelfs gecorrigeerd moet worden.

Wie gedurende het jaar kiest voor een eenvoudiger proces dat klopt hoeft achteraf minder recht te zetten. Dat scheelt tijd, voorkomt frustraties en zorgt voor een tijdige en transparante afrekening richting huurders. Maak met Bloxs bijvoorbeeld het goedkeuren een stuk eenvoudiger.

Bloxs helpt de servicekostenafrekening op te zetten als onderdeel van een jaarcyclus. Met de belangrijke keuzes om vooraf vast te leggen, zodat die achteraf fouten voorkomen. Het helpt om vooruit te denken als organisaties. Met tooling die werkt, omdat het proces dat wordt ingericht klopt. Dan is de servicekostenafrekening niet langer een jaarlijkse complexe hobbel, maar wordt het een proces dat soepel opgaat in de rest van de jaarlijkse agenda.