Vastgoedbeheer evolueert snel naar een meer hoogstaande en efficiënte aanpak. Hyper-automation, een systematiek waarbij geavanceerde technologieën zoals kunstmatige intelligentie, machine learning en robotisering samenkomen, is de drijvende kracht achter het succes van vooruitstrevende vastgoed management organisaties. In deze blog leg ik uit waarom hyper-automation cruciaal is geworden in het vastgoed management en hoe het de toekomst gaat veranderen voor property managers van commerciële en/of residentiële vastgoedportefeuilles.
De uitdagingen van financieel beheer van vastgoed
Effectief vastgoed management is een complexe taak. Property managers vertrouwen te vaak op handmatige administratieve processen, veelal verspreid over verschillende applicaties, wat leidt tot inefficiëntie van de beheerafdeling, fouten in de output aan huurders en vertragingen in de rapportages aan de eigenaren. Cloud gebaseerde ERP software met een volwaardig geïntegreerde boekhouding in combinatie met een leverancier die hyper-automation inzet voor standaard terugkerende financiële processen, maakt een einde aan inefficiëntie en verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening. De huidige consolidatieslag in de vastgoedmarkt dwingt vastgoed managers te transformeren en geavanceerde oplossingen kunnen helpen om een solide basis te leggen voor succesvolle groei in de komende jaren.
Hyper-automation als Game Changer
- Efficiëntieverbetering: Door hyper-automation toe te passen worden repetitieve taken automatisch gestart en afgehandeld zonder enige tussenkomst van een medewerker. Denk hierbij aan terugkerende processen zoals: huurfacturatie, indexaties, bankverwerkingen, incasso, of huurafrekeningen. Wanneer een proces is gesignaleerd om te starten, worden de correcte waardes gecalculeerd, de uitkomsten gecontroleerd, de output gecorrespondeerd en de resultaten geregistreerd. En eventueel gesignaleerde afwijkingen worden en kunnen pas worden afgewikkeld nadat een medewerker deze heeft geautoriseerd. Tijdrovende taken worden hierdoor uiterst snel, foutloos en efficiënt uitgevoerd, waardoor het financieel beheer wordt geoptimaliseerd en er meer tijd voor de medewerker is zich te concentreren op andere impactvolle bedrijfsactiviteiten.
- Verhoogde huurderstevredenheid: Natuurlijk, de mate van tevredenheid van een huurder hangt vooral af van de kwaliteit van het vastgoed wat wordt gehuurd. Maar onderschat niet wat een trage respons of een foutieve servicekostenafrekening doet voor bijvoorbeeld de Net Promotor Score (NPS). Snelheid, nauwkeurigheid en stiptheid zijn van het allergrootste belang en dit geldt overigens niet uitsluitend voor huurders, maar ook voor de eigenaren van het vastgoed. Dus, fouten en vertragingen beïnvloeden de tevredenheid op een negatieve manier, terwijl moeiteloze en correcte communicatie in real-time juist een positieve invloed heeft, zelfs al is het minimaal.
- Kosten versus opbrengst: Door het inzetten van hyper-automation hoeven processen niet meer handmatig te worden uitgevoerd en gecontroleerd, waardoor veel tijd wordt bespaard. Logischerwijs heeft dit een positief effect op onder andere de arbeidskosten. En ook op eventuele financiële verliezen die veroorzaakt kunnen worden door onnauwkeurigheid. In een markt waar de beheervergoedingen steeds verder onder druk komen te staan, kan dit een welkom voordeel opleveren. Maar belangrijker nog: we hebben te maken met een krappe arbeidsmarkt waarin ervaren vastgoedadministrateurs zeer schaars zijn, waardoor het toevoegen van extra verhuurbare eenheden van bestaande klanten of een portefeuille van een nieuwe opdrachtgever wellicht moet worden uitgesteld of zelfs niet kan worden aangenomen. Hierin kan hyper-automation een positieve bijdrage leveren of een doorslaggevende invloed hebben voor de vastgoedbeheerder.
De toekomst van vastgoed management organisaties
Als vastgoed managers willen floreren in een hoog-competitieve markt, is het adopteren van vernieuwende technologieën niet langer een keuze, maar een noodzaak. Het stelt hen in staat om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden, sneller te innoveren en waarde toe te voegen aan hun dienstverlening door slimmer te werken.
Mijn conclusie is dat hyper-automation de drijvende kracht achter het succes van moderne vastgoed management organisaties zal zijn vanwege de aanzienlijke voordelen op het gebied van efficiëntie, klanttevredenheid en kostenbesparing. Het is een evolutie die niet alleen de manier waarop vastgoed management wordt uitgevoerd transformeert, maar ook de kwaliteitsnormen voor operational excellence in deze branche herdefinieert.