Bloxs maakt de servicekostenafrekening makkelijk voor vastgoedbeheerders en -eigenaren. Houd automatisch rekening met waarborgsommen, verschillende betaalwijzen en specifieke looptijden of zelfs tijdelijke leegstand: Bloxs maakt het eenvoudig. Bij particuliere én commerciële huurders, dus ook bij complexe btw-situaties. Stel de software eenmalig goed in, zodat je daarna slechts hoeft te controleren of het allemaal klopt.
De uitgebreide flexibiliteit en functionaliteit van Bloxs maakt het makkelijk om iedere situatie specifiek in te stellen. Hoe complex ook, zonder de gebruiksvriendelijkheid te verliezen. Bloxs weet wie er huurt, wat er in rekening is gebracht en hoe de gemaakte kosten verdeeld moeten worden. Zo wordt jaarlijks eenvoudig de gevraagde servicekostenafrekening gegenereerd, dus zonder er de volgende keer weer tegen op te zien.
Automatische facturen aan huurders
Klanten die al met Bloxs werken waarderen de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit. Er is ontzettend veel mogelijk, terwijl het heel eenvoudig werkt. In de basis maakt de software het makkelijker om huurcontracten te verwerken, zowel voor woningen als voor commercieel vastgoed. Er is aandacht en ruimte voor:
• Waarborgsommen
• Verschillende betaalwijzen
• De looptijd van contracten, onmisbaar voor de bezettingsgraad
In veel gevallen gaat het om vastgoed met meerdere verhuurbare units. De looptijd bepaalt voor het systeem welke huurder waar in zit, gedurende welke tijd. Vertrekt er halverwege het jaar een huurder? Staat de unit een paar weken leeg? En komt er daarna een nieuwe huurder in? Bloxs weet per dag wie er waar heeft gehuurd.
Tip: het is mogelijk om bepaalde servicekosten wel of niet af te rekenen per huurder (op contractniveau). Zo kun je specifieke servicekosten meenemen of juist uitsluiten.
Contractregels in de software beschrijven wat de huur precies inhoudt, terwijl de servicekostenmodule beschrijft welke servicekosten er in rekening worden gebracht. Er kan bijvoorbeeld sprake zijn van een combinatie van een huurbedrag, een bedrag aan servicekosten per maand en een bedrag aan niet te verrekenen vaste lasten, zoals voor de afname van meubilering.
Servicekosten worden als voorschotten in rekening gebracht. Bloxs herkent ze als servicekosten. De software weet wie er huurt en wat er in rekening is gebracht. Ten opzichte van die gegevens worden tijdens de servicekostenafrekening de daadwerkelijke kosten verrekend.
Tip: Bloxs maakt het ook makkelijk om vooruit te kijken, om in te schatten of voorschotten de kosten voldoende dekken. Lopen de energiekosten ineens hoog op? Dan toont een overzicht alvast hoeveel de servicekosten verhoogd moeten worden om vervelende verrassingen op een later moment te voorkomen.
Slimme verwerking van inkoopfacturen
Als vastgoedbeheerder of -eigenaar ontvang je inkoopfacturen van leveranciers, voor de gemaakte kosten. Bloxs verwerkt zowel incidentele als structurele kosten. Het is zelfs mogelijk om inkoopfacturen af te boeken op het ingevoerde inkoopcontract. Door facturen te koppelen aan een pand houdt Bloxs hier bij de servicekostenafrekening rekening mee.
Tip: geef bij inkoopfacturen eventueel aan dat ze betrekking hebben op het voorgaande servicekostenjaar. Handig, bijvoorbeeld bij jaarafrekeningen voor water, gas en elektra.
Soepel servicekosten verrekenen
Bloxs maakt het makkelijk om de servicekosten per pand over de gewenste periode te berekenen en verdelen. Dat kan over de gebruikelijke periode van 12 maanden vanaf januari tot en met december, en voor iedere andere gewenste periode.
Tip: voorgestelde servicekosten-categorieën maken het makkelijk en besparen veel tijd. Stel tot tientallen soorten servicekosten in, waarvan de software vervolgens bijhoudt welke huurder voor welk deel moet betalen.
Het is mogelijk om per kostensoort een verdeling te maken, in lijn met de wet- en regelgeving voor huurders. Denk aan het vaste percentage voor nutskosten, dat per jaar kan verschillen. Door per kostensoort (grootboekrekening) een eventueel opslagpercentage te kiezen en de verdeelsleutel aan te maken is het mogelijk om die steeds te hergebruiken of aan te passen.
Tip: geef per grootboekrekening-kostensoort aan wie de administratiekosten ontvangt. Dat kan zowel de vastgoedeigenaar als de beheerder zijn, afhankelijk van onderling gemaakte afspraken.
Bloxs biedt de mogelijkheid om uitsluitingen aan te geven. Dus, doen de parkeerplaatsen niet mee met de servicekostenafrekening? Door dit eenmalig in te stellen kan de software daar vervolgens iedere keer automatisch rekening mee houden. Of wil je de kosten voor de lift berekenen aan alleen de huurders die niet op de begane grond huren? Het is zelfs mogelijk om huurders helemaal uit te sluiten van de servicekosten, als ze daaraan niet meedoen.
Door eenmalig in te richten welke kostensoorten er gelden, welke percentages voor administratiekosten worden berekend en hoe de verdeelsleutels en uitsluitingen eruit zien doet de software vervolgens de rest. Het maakt afrekenen eenvoudig, omdat het per object niet of nauwelijks nodig is om nog aanpassingen door te voeren. Achteraf controleren is voldoende.
Servicekostenafrekening delen met huurders
Bloxs haalt voor de servicekostenafrekening alle benodigde data uit de diverse modules. Dat brengt de drie basiselementen samen:
• Contracten met huurders
• Inkoopfacturen voor de kosten
• Inrichting van de software en eventuele uitsluitingen
De servicekostenafrekening houdt rekening met de verdeelsleutels, de looptijden van huurders en alle eventuele uitsluitingen die er zijn aangegeven. Dus gelden de schoonmaakkosten voor het hele pand, maar was er sprake van 18 dagen of een halve maand leegstand? Dat wordt meegenomen in de verdeling, omdat de leegstand leidt tot eigenaarslasten.
Tip: Bloxs maakt de servicekostenafrekening eenvoudig én zorgt voor een handig overzicht, om te versturen aan huurders.
De servicekostenafrekening bevat alle belangrijke informatie voor huurders:
• Welke kosten zijn er gemaakt?
• Welke verdeelsleutels worden er toegepast?
• Hoeveel dagen is er gehuurd?
De servicekostenafrekening toont huurders het bedrag dat zij terugkrijgen ten opzichte van de betaalde voorschotten, of het bedrag dat zij moeten bijbetalen bovenop die voorschotten.
Servicekostenafrekening verwerken: administratie opschonen
Bloxs genereert alle output met de facturen aan huurders. Vervolgens kan de software zowel administratief als financieel de boekhouding opschonen. Servicekosten zijn reserveringen, omdat kosten worden doorbelast en huurders slechts voorschotten betalen.
Op het moment dat de reserveringen worden afgerekend moeten die reserveringen dus uit de boekhouding verdwijnen. Bloxs maakt de juiste boekingen, om de administratie ‘op te schonen’. Wat overblijft zijn de kosten voor leegstand en de niet te verrekenen servicekosten, zodat het onderaan de streep allemaal klopt.
Bloxs geeft grip op vastgoed
Bloxs geeft grip op vastgoed, dankzij een makkelijkere servicekostenafrekening. Daarbij is het eenvoudig om rekening te houden met de btw voor commercieel vastgoed, ook als objecten zowel particuliere als commerciële huurders kennen. Zelfs complexe btw-situaties vormen geen probleem.
Met Bloxs gaat de berekening van servicekosten voortaan veel gemakkelijker. De software houdt automatisch rekening met mutaties. Bij opdrachtverstrekking vanuit de beheerder of de vastgoedeigenaar aan leveranciers herkent Bloxs dat het gaat om servicekosten, dus worden ze op de juiste manier verrekend. Het integreert vastgoedbeheer voor het administratieve en technische gedeelte met de financiële verwerking. Dat is veel gemakkelijker en minder foutgevoelig.
Wil je nooit meer opzien tegen de servicekostenafrekening? Maak een demo-account aan en ontdek zelf hoe eenvoudig het werkt.
Probeer Bloxs. Heel gemakkelijk. Dat geeft grip op vastgoed.
