Groter groeien zonder in te leveren op kwaliteit en persoonlijke betrokkenheid

Onze ambitie is niet om uitsluitend groter te worden. We willen vooral gecontroleerd en kwalitatief groeien in bedrijfsmatig onroerend goed. Groei moet passen bij onze organisatie, onze mensen en het serviceniveau dat opdrachtgevers van ons verwachten,” vertelt Erwin Hebels van Vastestate.

Voordat Vastestate koos voor Bloxs werkte de organisatie met meerdere systemen, losse bestanden en verschillende werkwijzen. Daarmee kon het werk worden uitgevoerd, maar informatie was nooit op één centrale plek beschikbaar. Het kostte vooral veel tijd om rapportages op te stellen en handmatige controles te doen.

Dat begon te knellen toen de portefeuille groeide. Nieuwe vastgoedobjecten zorgen voor meer huurcontracten, financiële mutaties, onderhoudsmeldingen en maken contacten belangrijk met meer leveranciers en klanten. Medewerkers moesten steeds vaker informatie uit verschillende bronnen combineren en merkten dat ze dezelfde gegevens steeds opnieuw aan het invullen waren. Ten slotte nam de hoeveelheid werk snel toe door extra controles en steeds meer uitzonderingen op de regel.

Vastestate zag de uitdaging ontstaan en besloot niet te wachten tot de bestaande werkwijze daadwerkelijk tot problemen zou leiden. “Er was gelukkig nog geen moment waarop plotseling alles vastliep. Het was een geleidelijk inzicht. We zagen dat verdere groei met de bestaande inrichting tot meer handmatige controles, koppelingen en uitzonderingen zou leiden.”

Daarom werd er op strategisch niveau nagedacht over een oplossing. “Als directie moet je dan niet wachten totdat een systeem daadwerkelijk een belemmering wordt. We hebben daarom bewust vooruitgekeken: welke organisatie willen we over vijf jaar zijn en welk fundament hebben we daarvoor nu nodig?”

De vastgoedmanagementorganisatie zocht niet naar een nieuw boekhoudpakket of een digitaal register voor huurcontracten. Vastestate wilde de financiële, commerciële en operationele aspecten van vastgoedmanagement samenbrengen in één overzichtelijk platform.

Belangrijke uitgangspunten voor de benodigde oplossing waren integratie, schaalbaarheid, gebruiksvriendelijkheid en uitgebreide rapportagemogelijkheden om de financiële kant beter inzichtelijk te maken. Daarnaast was het voor Vastestate belangrijk dat hun leverancier de Nederlandse vastgoedmarkt goed zou begrijpen, om inhoudelijk mee te kunnen denken.

Bloxs bleek voor hen de juiste keuze. Wij hebben onze software zo opgebouwd dat informatie altijd centraal beschikbaar is en processen makkelijker in te richten zijn. Toch waren het niet de specifieke functionaliteiten die de doorslag gaven. Hebels vertelt: “Software selecteer je wat mij betreft niet op basis van een lange lijst met vinkjes. Uiteindelijk gaat het erom of een platform past bij de manier waarop je wilt werken en bij de ontwikkeling die je als organisatie wilt doormaken.”

Daarom voerden we gesprekken over zowel de functies en schermen in de software, maar vooral over de processen, interne controles en toekomstige groei die voor Vastestate belangrijk waren. De implementatie bestond daarmee uit meer dan alleen een technische overstap. 

“Vooraf kijk je vooral naar functionaliteiten en efficiëntie. Wat wij misschien minder hadden voorzien, is dat de implementatie ook een spiegel voor de eigen organisatie zou zijn,” zegt Hebels. “Door processen in één platform onder te brengen, word je gedwongen helder te maken hoe je werkelijk wilt werken, waar verantwoordelijkheden liggen en welke uitzonderingen je nog accepteert. Bloxs heeft ons daarmee niet alleen een nieuw systeem gebracht, maar ook geholpen onze eigen organisatie verder aan te scherpen.”

Twee jaar na de invoering van Bloxs beschikt Vastestate over een centraal en beter geïntegreerd platform voor het vastgoedmanagement. Dat wordt vooral duidelijk bij het overnemen van nieuwe portefeuilles. 

Bij een grote nieuwe portefeuille van een opdrachtgever komt in korte tijd veel informatie samen. Medewerkers moeten bijvoorbeeld aan de slag met objectgegevens, huurcontracten, debiteuren, indexeringen en servicekosten. Voorheen waren gegevens en functionaliteiten breed zichtbaar en liep de invoer minder duidelijk langs de verschillende vakdisciplines. Daardoor ontstond sneller onoverzichtelijkheid en waren aanvullende handmatige controles nodig.

Met Bloxs is de inrichting duidelijker gekoppeld aan taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Technische, commerciële, financiële en administratieve gegevens worden door de daarvoor aangewezen medewerkers verwerkt. De auditlogging maakt bovendien inzichtelijk wie gegevens heeft ingevoerd, gewijzigd, gecontroleerd en definitief goedgekeurd. Zo kan Vastestate aantoonbaar vaststellen dat het vierogenprincipe en de geldende procuratieregels correct zijn doorlopen. Ten opzichte van het vorige vastgoedsoftwarepakket is de benodigde tijd voor het toevoegen en verwerken van gegevens volgens Hebels met circa 50% verminderd. Ook de controle achteraf verloopt sneller, omdat de historie en status van gegevens direct beschikbaar zijn.

Ook al betekent dat niet dat groei vanzelf gaat, natuurlijk. “Het platform maakt groei niet vanzelfsprekend eenvoudig, maar zorgt er wel voor dat groei beter beheersbaar en herhaalbaar wordt,” zegt Hebels. Dat is precies waarmee Bloxs volgens hem waarde toevoegt. “Efficiëntie is belangrijk, maar snelheid zonder controle is geen professionalisering.”

Dankzij die nieuwe werkwijze kan Vastestate grotere en meer complexe opdrachten aannemen. Het is met Bloxs makkelijker geworden om vooraf te beoordelen welke informatie er nodig is en hoe een nieuwe portefeuille binnen de bestaande processen in te passen valt. 

Bloxs maakt ook samenwerking tussen teams makkelijker. De financiële, technische, commerciële en operationele medewerkers werken nu vanuit dezelfde centrale informatie. Dat was vooral merkbaar binnen de financiële administratie. Voorheen kon Vastestate specifieke wensen van opdrachtgevers goed vertalen naar maatwerkgrootboeken, maar daardoor raakten medewerkers sterk gespecialiseerd in afzonderlijke portefeuilles. Bij ziekte of vertrek van een collega ontstond daardoor een risico op kennisverlies en was extra afstemming nodig om werkzaamheden over te nemen.

“Wanneer teams allemaal met hun eigen werkelijkheid werken, kun je moeilijk als één organisatie richting de opdrachtgever optreden.”

Met Bloxs werkt Vastestate volgens één gestandaardiseerde werkwijze en met een uniforme grootboekstructuur. Via een geautomatiseerd omnummersysteem worden gegevens vertaald naar de klantspecifieke grootboekadministratie. Zo blijft maatwerk voor opdrachtgevers mogelijk, zonder dat de interne werkwijze per portefeuille hoeft te verschillen. Werkzaamheden zijn daardoor eenvoudiger overdraagbaar, de afhankelijkheid van individuele medewerkers neemt af en vervanging bij ziekte of vertrek kan sneller worden georganiseerd. Tegelijkertijd kan Vastestate de Power BI-koppelingen en managementrapportages standaardiseren, terwijl de financiële output richting iedere opdrachtgever klantspecifiek blijft. Dat levert sneller consistente en controleerbare informatie op, vraagt minder afstemming tussen teams en maakt het eenvoudiger om opdrachtgevers duidelijk en efficiënt te informeren.

Voor Vastestate was vanaf het begin niet alleen het platform belangrijk, maar telde ook de organisatie achter Bloxs mee. Er werd gezocht naar een systeem en een partner voor langere tijd. Niet met standaardoplossingen, maar met expertise binnen het vastgoed en met kennis van waar de knelpunten in typische vastgoedprocessen zitten.

Volgens Hebels ervaart Vastestate de samenwerking als heel prettig, inhoudelijk sterk en altijd oplossingsgericht. “Een leverancier zou leveren wat er is afgesproken. Een partner probeert ook te begrijpen waarom iets nodig is en denkt mee over een werkbare en duurzame oplossing.”

Die manier van samenwerken zie je bijvoorbeeld terug in het omnummersysteem. Vastestate liep tegen de uitdaging aan om een uniforme interne grootboekstructuur te combineren met de verschillende financiële rapportages die opdrachtgevers verwachten. Bloxs luisterde naar die behoefte, dacht mee over de achterliggende processen en zocht samen met Vastestate naar een oplossing die niet alleen op dat moment werkte, maar ook structureel toepasbaar en schaalbaar was. Vanuit die samenwerking is het omnummersysteem ontwikkeld.

Daar hoort volgens Vastestate ook een kritische houding bij. Meedenken betekent niet dat iedere individuele wens zomaar wordt ingebouwd. Juist door samen te kijken naar de achterliggende behoefte ontstaat een oplossing die werkt voor Vastestate én duurzaam past binnen het platform van Bloxs.

De vastgoedmanagementorganisatie wil verder groeien als integraal vastgoedregisseur, maar zonder een afstandelijke organisatie te worden. De technologie is geen doel op zich. De software moet medewerkers ondersteunen om betere beslissingen te nemen en meer tijd over te houden om aandacht te besteden aan inhoudelijke vraagstukken van opdrachtgevers.

“Een goed platform voorkomt niet dat groei inspanning vraagt. Het geeft ons wel meer vertrouwen dat nieuwe portefeuilles binnen een bestaande structuur kunnen worden opgenomen.”

Daarmee vormt Bloxs voor Vastestate het digitale fundament onder verdere professionalisering. Het is de basis waarop de financiële, commerciële, technische en operationele informatie samenkomt. Om samen verder te bouwen aan verdere digitalisering.

Of, zoals Hebels het zelf samenvat: “Bloxs geeft Vastestate het digitale fundament om met behoud van controle, kwaliteit en persoonlijke betrokkenheid verder te groeien.”

Ook benieuwd hoe Bloxs jouw vastgoedorganisatie kan helpen om gecontroleerd te groeien?
Maak een demo aan. Of stel ons je vragen.