‘No Hands Real Estate Management'
‘No Hands Real Estate Management'
Hyperautomation
Door gebruik te maken van ‘Artificial Intelligence’ (AI) en ‘Robotic Proces Automation’ (RPA) kunnen veel processen die voorheen niet geautomatiseerd konden worden, nu wel geautomatiseerd worden. Ook, of misschien wel vooral, periodiek terugkerende processen kunnen daardoor zonder tussenkomst van mensenhanden worden afgehandeld. ‘No Hands Real Estate Management’ noemen we dat bij Bloxs. En omdat dat bij het oprichten van Bloxs één van de doelen was, zijn we er inmiddels enorm bedreven in en zie je dat op ontzettend veel plekken binnen onze software terug.
Hoe dat in zijn werk gaat en wat het oplevert is het best uit te leggen aan de hand van de vijf onderstaande voorbeelden.
1. Factureren
2. Bankmutaties verwerken
Binnen Bloxs is het al jaren mogelijk om bankrekening(en) te koppelen, ook derdengeldrekeningen, of rekeningen die als zodanig gebruikt worden. Het downloaden van bestanden bij de bank en het uploaden ervan in de software, was al overbodig. Alle bankmutaties kunnen geautomatiseerd en dagelijks ingelezen worden binnen je Bloxs-omgeving. Bloxs controleert vervolgens welke bij- en afschrijvingen herkend worden, bij welke factuur ze horen, koppelt ze aan de betreffende facturen en zorgt ervoor dat de betalingen worden verwerkt en alle noodzakelijke boekingen gemaakt worden.
3. Aanmaningen verwerken
4. Indexeren
Binnen Bloxs kan een onbeperkt aantal indexeringsmethoden ingesteld en gebruikt worden. Bij een huurcontract kan één van deze methoden worden geselecteerd en wordt het jaarlijkse indexeringsmoment (de maand waarin en de dag waarop geïndexeerd moet worden) vastgelegd.
Afhankelijk van criteria die je in je Bloxs-omgeving hebt ingesteld, worden indexeringen een aantal maanden vóór de daadwerkelijke indexdatum automatisch in concept klaargezet. Als het indexeringspercentage, dat bij de gekozen indexeringsmethode hoort, bekend is (voor een aantal indexcijfers is Bloxs gekoppeld met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)), kunnen conceptindexeringen geautomatiseerd goedgekeurd worden.
De brieven voor de huurders worden ter verzending klaargezet en de te indexeren huurovereenkomsten worden automatisch aangepast, zodat ook in de toekomst de juiste facturen en boekingen gemaakt worden. Tot slot kan het verzenden van de klaarstaande indexeringsbrieven automatisch plaatsvinden.
5. Huurafrekeningen
Tot nu toe zette Bloxs alle huurafrekeningen al geautomatiseerd in concept klaar. Maar ook het verwerken, goedkeuren en verzenden van de huurafrekeningen, inclusief de verrekening van de beheervergoeding, is vanaf nu volledig te automatiseren.
Dat werkt als volgt: als de opbrengsten en de kosten van de nieuwe huurafrekening binnen een door jou ingestelde marge vallen ten opzichte van de vorige huurafrekening, zet Bloxs de huurafrekening niet meer klaar ter controle, maar keurt Bloxs de concept huurafrekening direct goed.
De huurafrekening zelf, inclusief alle bijbehorende documenten zoals de onderliggende facturen, alsmede de factuur voor de beheervergoeding, worden daarmee dus automatisch klaargezet ter verzending. Omdat ook het daadwerkelijk verzenden van deze documenten geautomatiseerd kan worden, hoeft ook daar geen mensenhand meer aan te pas te komen.
Voor de daadwerkelijke betaling van het saldo van de huurafrekening en de beheervergoeding, wordt aangesloten op het proces dat we al kenden. Afhankelijk van de instellingen van je Bloxs-omgeving worden deze in de betaallijst, of direct in een betaalbatch klaargezet.
