‘No Hands Real Estate Management'

Vind hier uit wat hyperautomation voor jouw organisatie kan betekenen.

Door gebruik te maken van ‘Artificial Intelligence’ (AI) en ‘Robotic Proces Automation’ (RPA) kunnen veel processen die voorheen niet geautomatiseerd konden worden, nu wel geautomatiseerd worden. Ook, of misschien wel vooral periodiek terugkerende processen kunnen daardoor zonder tussenkomst van mensenhanden worden afgehandeld. ‘No Hands Real Estate Management’ noemen we dat bij Bloxs. En omdat dat bij het oprichten van Bloxs één van de doelen was, zijn we er inmiddels enorm bedreven in en zie je dat op ontzettend veel plekken binnen onze software terug.

Hoe dat in zijn werk gaat en wat het oplevert is het best uit te leggen aan de hand van onderstaande vijf voorbeelden.

1. Factureren

Uit de contractgegevens blijkt wat er periodiek (maandelijks, per kwartaal, half jaar of jaar) aan huur, maar bijvoorbeeld ook aan voorschotten voor servicekosten, (tijdelijke) huurkortingen en eventuele btw bij de huurder in rekening moeten worden gebracht. Bloxs zet, ongeacht het aantal huurcontracten dat binnen een organisatie beheerd wordt, periodiek een concept factuur klaar per contract. Als deze factuur hetzelfde is als in de voorgaande periode kan Bloxs de factuur ook automatisch goedkeuren en alle bijbehorende financiële boekingen maken. Afhankelijk van de instellingen bij het individuele huurcontract wordt er, eveneens volledig automatisch, een factuur klaargezet ter verzending voor de huurders die een factuur willen of moeten ontvangen. De laatste stap, het daadwerkelijk verzenden van die facturen naar de betreffende huurders, kan eveneens plaatsvinden zonder dat er een mensenhand aan te pas komt.

 

2. Bankmutaties verwerken

Binnen Bloxs is het al jaren mogelijk om bankrekening(en) te koppelen met de bank, ook derdengeldrekeningen, of rekeningen die als zodanig gebruikt worden. Het downloaden van bestanden bij de bank en het uploaden ervan in de software, was al overbodig. Alle bankmutaties kunnen geautomatiseerd en dagelijks ingelezen worden binnen je Bloxs-omgeving. Bloxs controleert vervolgens welke bij- en afschrijvingen herkend worden, bij welke factuur ze horen, koppelt ze aan de betreffende facturen en zorgt ervoor dat de betalingen verwerkt en alle noodzakelijke boekingen gemaakt worden.

3. Aanmaningen verwerken

Nu de bankmutaties verwerkt zijn, weet Bloxs welke huurders te laat zijn met betalen. Op basis van zelf  ingegeven criteria, kunnen de eerste, de tweede en de laatste herinnering geautomatiseerd in concept klaargezet worden. Het goedkeuren van deze herinneringen, wat eveneens plaats kan vinden zonder mensenhanden, leidt vervolgens tot een herinneringsdocument (de aanmaning), wat ter verzending aan de betreffende huurder(s) klaargezet wordt. De laatste stap is het daadwerkelijk en geautomatiseerd verzenden van de herinneringen. Pas na het onbetaald blijven van (een deel van) het te betalen bedrag, wordt een medewerker op de hoogte gebracht dat er handmatig actie ondernomen moet worden, zoals het nabellen van de huurder of het inschakelen van een incassobureau.

4. Indexeren

Binnen Bloxs kan een onbeperkt aantal indexeringsmethoden ingesteld en gebruikt worden. Bij een huurcontract kan één van deze methoden worden geselecteerd en wordt het jaarlijkse indexeringsmoment (de maand waarin en de dag waarop geïndexeerd moet worden) vastgelegd.

Afhankelijk van criteria die je in je Bloxs-omgeving hebt ingesteld, worden indexeringen een aantal maanden vóór de daadwerkelijke indexdatum automatisch in concept klaargezet. Als het indexeringspercentage, wat bij de gekozen indexeringsmethode hoort, bekend is (voor een aantal indexcijfers is Bloxs gekoppeld met het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS)), kunnen conceptindexeringen geautomatiseerd goedgekeurd worden.

De brieven voor de huurders worden ter verzending klaargezet en de te indexeren huurovereenkomsten worden automatisch aangepast, zodat ook in de toekomst de juiste facturen en boekingen gemaakt worden. Tot slot kan het verzenden van de klaarstaande indexeringsbrieven automatisch plaatsvinden.

5. Huurafrekeningen

Tot nu toe zette Bloxs alle huurafrekeningen al geautomatiseerd in concept klaar. Maar ook het verwerken, goedkeuren en verzenden van de huurafrekeningen, inclusief de verrekening van de beheervergoeding, is vanaf nu volledig te automatiseren.

Dat werkt als volgt: als de opbrengsten en de kosten van de nieuwe huurafrekening binnen een door jouw ingestelde marge vallen ten opzichte van de vorige huurafrekening, zet Bloxs de huurafrekening niet meer klaar ter controle, maar keurt Bloxs de concept huurafrekening direct goed.

De huurafrekening zelf, inclusief alle bijbehorende documenten zoals de onderliggende facturen, alsmede de factuur voor de beheervergoeding, worden daarmee dus automatisch klaargezet ter verzending. Omdat ook het daadwerkelijk verzenden van deze documenten geautomatiseerd kan worden, hoeft ook daar geen mensenhand meer aan te pas te komen.

Voor de daadwerkelijke betaling van het saldo van de huurafrekening en de beheervergoeding, wordt aangesloten op het proces dat we al kenden. Afhankelijk van de instellingen van je Bloxs-omgeving worden deze in de betaallijst, of direct in een betaalbatch klaargezet.

No Hands Real Estate Management in het kort

Geïnteresseerd? Maak een afspraak met een van onze accountmanagers!

Bloxs Software B.V.

Vliegend Hertlaan 69
14e verdieping
3526 KT  Utrecht

T. 030 290 1377
E. info@bloxs.com

Klanten / Koppelingen

© 2021 Bloxs

Scroll naar top