Dit verandert er per 1 januari 2027: servicekosten in jouw vastgoedportefeuille

De lijst met toegestane kosten wordt duidelijker afgebakend en de Huurcommissie krijgt meer mogelijkheden om servicekosten te toetsen. Zorg daarom voor duidelijke afspraken, zorgvuldige berekeningen en controleerbare facturen.

Per 1 januari treedt de nieuwe Wet modernisering servicekosten in werking. Het gewijzigde Besluit servicekosten en de Regeling servicekosten vullen de wet aan. Samen verduidelijken ze welke kosten verhuurders in rekening mogen brengen en hoe zij die moeten berekenen en verdelen.

Voor nieuwe huurcontracten geldt straks een lijst met acht categorieën:

Kosten buiten deze acht categorieën mag je bij nieuwe huurcontracten niet als servicekosten doorberekenen. De Regeling servicekosten bevat daarnaast verplichte regels voor de berekening en verdeling van de toegestane kosten.

Controleer daarom welke servicekosten je bij nieuwe overeenkomsten in rekening wilt brengen. Bekijk per post of deze is toegestaan en of de berekening en verdeling aan de nieuwe regels voldoen.

Tip: loop de kostensoorten en grootboekrekeningen alvast na. Controleer welke verdeelsleutels worden gebruikt en welke uitzonderingen gelden. Betrek eventueel een controller om de huurovereenkomsten en financiële administratie goed op elkaar aan te laten sluiten.

De nieuwe regels gelden voor huurcontracten die op of na 1 januari 2027 worden ondertekend. Voor bestaande huurcontracten blijft het oude stelsel grotendeels van toepassing. Wel wijzigt de Huurcommissie op onderdelen haar beleid. Verhuurder en huurder kunnen ook afspreken dat het nieuwe stelsel wordt toegepast op een bestaand contract, maar daarvoor is uitdrukkelijke instemming van de huurder nodig.

Het zal in de praktijk voorkomen dat het nieuwe en oude stelsel naast elkaar bestaan binnen één complex. Dat kan tot ingewikkelde situaties leiden, bijvoorbeeld als een wooncomplex een lift heeft:

Het is dus mogelijk dat je voor dezelfde kostenpost binnen één complex twee verdeelsleutels moet toepassen. Maak per contract inzichtelijk welke regels gelden, controleer de berekening en leg de gekozen verdeling goed vast.

Vanaf 1 januari 2027 kunnen huurders met een nieuw huurcontract het voorschot voor alle acht categorieën servicekosten laten toetsen door de Huurcommissie. Voor bestaande huurcontracten blijft de voorschottoets beperkter: daarbij gaat het om gas, elektriciteit en water met een individuele meter. Verder kunnen twee of meer huurders vanaf 2027 gezamenlijk een verzoek bij de Huurcommissie indienen. Dat geldt voor zowel nieuwe als bestaande contracten.

Een goed onderbouwde jaarafrekening wordt daarmee nog belangrijker. Als een afrekening ontbreekt of niet klopt, kan de Huurcommissie een hersteltermijn geven. Blijft een correcte afrekening uit, dan kan zij wettelijke normbedragen toepassen. De servicekosten kunnen dan laag uitvallen, zelfs op nul euro. Door alvast tijdens het jaar facturen, afspraken en berekeningen vast te leggen, kun je de afrekening straks beter onderbouwen en vragen sneller beantwoorden.

Het is een goed idee om per kostenpost alvast vast te leggen welke facturen erbij horen en welke verdeelsleutel je hebt toegepast. Zo maak je ook meteen duidelijk waarom de ene huurder eventueel meer betaalt dan de andere.

Tip: controleer of je een bedrag in de afrekening kan herleiden tot de oorspronkelijke factuur, contractafspraak en verdeelsleutel. Zo ontdek je ontbrekende informatie voordat er vragen worden gesteld.

De jaarlijkse servicekostenafrekening krijgt traditioneel veel aandacht. Logisch, omdat daarop alle voorschotten en de uiteindelijke kosten samenkomen. Toch is het een goed idee om er al gedurende het jaar mee aan de slag te gaan.

Ontvang je een factuur van een leverancier voor schoonmaakkosten? Of vertrekt een huurder halverwege het jaar? Die wijzigingen wil je meteen goed verwerken. Boek de kosten bij het juiste complex en verdeel ze op de juiste manier over de woningen.

Als je die gegevens pas bij de jaarafrekening verzamelt, moet er aan het eind van het jaar veel meer worden uitgezocht. Dat kost vooral veel tijd als contractgegevens, inkoopfacturen en financiële boekingen verspreid over verschillende systemen staan.

Leg de kostensoorten, verdeelsleutels en contractgegevens daarom bij voorkeur vanaf het begin centraal vast. Zo bouw je gedurende het jaar een controleerbare administratie op. Dat maakt de uiteindelijke servicekostenafrekening een stuk overzichtelijker.

Tip: kijk hoe kosten nu worden geboekt en of ze zijn gekoppeld aan het juiste object of complex. Leg ook vast hoe jullie omgaan met mutaties en leegstand. Met regelmatige controles maak je afwijkingen al in een vroeg stadium zichtbaar.

Voor verhuurders van woonruimte geldt dat huurders elk jaar op uiterlijk 30 juni een overzicht van de servicekosten moeten ontvangen. Voor de kosten over 2027 gaat het dus om 30 juni 2028.

De deadline lijkt nog ver weg. Begin er op tijd mee, omdat de voorbereiding tijd vraagt bij verschillende contractvormen, kostenposten en uitzonderingen. Het is vooral belangrijk dat bedragen op de juiste manier worden berekend. En dat voor huurders inzichtelijk is hoe de afrekening tot stand komt.

Tip: voer voor de jaarwisseling alvast een proefcontrole uit bij een representatief complex. Betrek vastgoedbeheer en finance. Zo ontdek je waar gegevens ontbreken, berekeningen afwijken of extra werk nodig is.

Met een duidelijke koppeling tussen contractgegevens, objecten en financiële boekingen wordt het eenvoudiger om bedragen te herleiden. Bijvoorbeeld wanneer je servicekosten op de juiste grootboekrekening wilt boeken, verdeelsleutels vastlegt of leegstand moet verwerken.

Disclaimer: dit artikel biedt algemene informatie en is geen juridisch advies. Houd er rekening mee dat wet- en regelgeving kunnen veranderen. Controleer bij vragen over een specifieke situatie de actuele officiële bronnen of win juridisch advies in.

Breng vóór 1 januari 2027 in kaart welke contracten onder de nieuwe regels vallen. Controleer per kostenpost of de berekening, verdeling en onderbouwing kloppen. Houd daarbij ook rekening met de verwerking van wijzigingen gedurende het jaar.

Met Bloxs zorg je voor de belangrijke voorbereiding en krijg je meer grip, dankzij overzicht. Je weet dan welke afspraken gelden, waar de cijfers vandaan komen en hoe je die kunt controleren.

Benieuwd hoe we dat doen? Lees het in onze blog over servicekostenafrekening.